Donde los eventos científicos dejan de ser un momento y se convierten en conocimiento útil.
Incubado en NUCL3UM · Parque Científico Tecnológico e Industrial de Holguín
SCIVIRTUAL
Rol del Gestor de Eventos
El Gestor de Eventos constituye la figura operativa y estratégica más importante dentro de SciVirtual.
Es el profesional responsable de acompañar integralmente al cliente antes, durante y después del evento, garantizando que los objetivos académicos, científicos, empresariales o institucionales se alcancen con la máxima calidad.
De su capacidad para planificar, coordinar, asesorar, supervisar y dar seguimiento dependerá en gran medida el éxito del evento y el impacto de sus resultados.
Objetivo general
Gestionar integralmente los eventos desarrollados por SciVirtual, asegurando la satisfacción del cliente, la calidad de los procesos y la adecuada proyección de los resultados obtenidos.
Funciones específicas
Gestión comercial
Identificar oportunidades de negocio y captar nuevos clientes.
Promover los servicios de SciVirtual en instituciones, empresas, organizaciones y emprendimientos.
Establecer relaciones de confianza con los clientes.
Negociar y formalizar los términos del servicio.
Gestión organizativa
Elaborar conjuntamente con el cliente el diseño general del evento.
Definir cronograma, fechas clave y procedimientos de trabajo.
Solicitar, revisar y organizar toda la documentación requerida.
Conformar y mantener actualizado el expediente del evento.
Presentar el expediente al Director para su aprobación.
Asesoría académica y metodológica
Orientar al cliente sobre las modalidades de participación.
Asesorar en la elaboración de convocatorias.
Definir conjuntamente los mecanismos de evaluación.
Coordinar el trabajo de expertos.
Garantizar el cumplimiento de las normas establecidas por SciVirtual.
Gestión de la plataforma
Explicar el funcionamiento de la plataforma a clientes, expertos y participantes.
Resolver dudas operativas durante todas las etapas del evento.
Supervisar la correcta utilización de las herramientas tecnológicas.
Verificar el adecuado desarrollo de los procesos de inscripción, evaluación, interacción y certificación.
Supervisión y control
Monitorear permanentemente el desarrollo del evento.
Identificar incidencias, riesgos y no conformidades.
Proponer acciones correctivas y preventivas.
Garantizar el cumplimiento de los cronogramas establecidos.
Gestión del impacto
Identificar trabajos con potencial de publicación, innovación o transferencia.
Coordinar la remisión de resultados a entidades interesadas.
Promover oportunidades de colaboración institucional.
Facilitar la proyección posterior de los resultados obtenidos.
Filosofía del cargo
El Gestor de Eventos no administra únicamente un evento.
Administra relaciones, conocimientos, oportunidades y resultados.
Su misión es garantizar que cada evento contribuya a generar impacto más allá de su fecha de clausura.
Porque en SciVirtual los eventos no terminan cuando concluye el programa.
El evento continúa cuando otros terminan.
Relatoría final
Al concluir el evento, el Gestor elaborará la Relatoría Oficial, documento que resume los resultados obtenidos y las oportunidades de impacto identificadas.
La relatoría constituye uno de los documentos estratégicos más importantes del evento, pues permite transformar la información generada en acciones concretas de desarrollo científico, académico, empresarial y social.
Relatoría del Gestor de Evento
Utilice esta plantilla para elaborar la relatoría oficial al concluir el evento. Imprima la página o copie la estructura en su editor de documentos preferido.
Presidente del Comité organizador (nombre y apellidos):
Datos cualitativos de la relatoría
Breve descripción y valoración de los principales acontecimientos ocurridos durante el evento y su importancia para el organismo, sector o emprendimiento.
Significar los resultados científicos, académicos o comerciales más relevantes.
Valoración general de la calidad de las investigaciones, productos, bienes y servicios presentados.
Formas de presentación de los trabajos.
Créditos otorgados.
Cursos (pre-, trans- y posevento):
Nombre de cada curso.
Créditos otorgados.
Profesores participantes.
Cantidad de participantes.
Reporte de incidentes y no conformidades.
Acciones correctivas y preventivas.
Incentivos otorgados.
Datos cuantitativos de la relatoría
Cantidad total de participantes inscritos según categoría (autor, participante, cursista).
Cantidad de entidades, sectores, provincias y países participantes.
Índice de trabajos presentados vs. trabajos comentados.
Anexos: datos estratégicos (en los casos que proceda)
Datos del autor(es) y trabajos premiados.
Avales de los trabajos premiados.
Informe a la dirección de ciencia, tecnología e innovación.
Trabajos enviados al centro de información para literatura gris.
Trabajos enviados a los jefes de programas de salud para su evaluación.
Trabajos enviados a directivos de salud.
Trabajos enviados al Parque Tecnológico de Holguín.
Trabajos enviados al ANIR.
Propuestas para líneas de desarrollo.
Posibles premios Academia de Ciencias y de Salud.
Otras observaciones:
Firma del Gestor
Fecha
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